Facturering, digitaal of niet?

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Drapeau européen, calculatrice, facture et style

In bedrijven worden veel zo niet alle processen gedigitaliseerd. Misschien vraagt u zich in deze context af of u wettelijk verplicht bent om digitaal te gaan? Het antwoord is niet zo eenvoudig.

 

De Europese Commissie heeft de kwestie van elektronische facturering of e-facturering onderzocht. Om het gebruik van elektronische facturen in de lidstaten te standaardiseren, is eind 2014 een richtlijn aangenomen om de op facturen gebruikte semantiek te reguleren en hun rechtszekerheid te waarborgen. Er is zelfs een lijst met conforme syntaxis gemaakt. Maar het was pas in april 2019, met de inwerkingtreding ervan, dat de effecten voelbaar werden.

We moeten toegeven dat dit jargon verre van boeiend is… In mensentaal; een elektronische factuur is een “document uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt”. Een Word-document of een gescande versie van uw document vormt dus op zichzelf geen elektronische factuur, omdat het niet automatisch en elektronisch kan verwerkt worden.

Hoe zit het met België?

Vooruitlopend op de Europese richtlijn hebben de Belgische autoriteiten e-facturering bevorderd in zowel het noorden als het zuiden van het land, voornamelijk in de publieke sector. De verschillende administraties werden aangemoedigd om de inkomende elektronische factuur te gebruiken in plaats van de papieren versie, die beide dezelfde wettelijke waarde hadden. We hebben het hier over B2G (business to government).

In realiteit moet wel toegegeven worden dat de overgang naar gedematerialiseerde facturen tijd kost in onze administraties, en weinig gemeenten hebben dit verplicht gesteld.

Bedrijven, of ze het nu leuk vonden of niet, hebben zich aangepast aan deze nieuwe manier van werken en sommigen zijn zelfs nog verder gegaan door volledig digitaal te gaan, ook op andere vlakken dan facturatie.

En wat betekent dit voor uw bedrijf? 

Er zijn verschillende redenen die u kunnen helpen een keuze te maken.

  •     Tijdswinst
  •     Geld besparingen in uw bedrijf
  •     Flexibiliteit in het beheren van uw activiteiten
  •     Aanzienlijke impact op het milieu
  •     Het imago van uw bedrijf, intern en extern

Dankzij e-facturering, en meer in het algemeen dankzij digitalisering, verdwijnen een groot aantal stappen voor een identiek, zo niet beter, resultaat. Hoe minder tijd u besteedt aan administratieve taken, hoe meer tijd u kunt investeren in complexere processen binnen uw organisatie. Naast digitalisering is automatisering een belangrijk aspect dat bijdraagt ​​aan het besparen van tijd in bepaalde processen naar uw klanten en binnen uw team(s).

Het financiële aspect is uiteraard ook belangrijk. Elektronische facturering betekent lagere kosten in vergelijking met papier; niets meer afdrukken, geen manuele handelingen, geen porto kosten en minder verwerkingskosten. Het opslaan van uw facturen en documenten vereist ook niet langer het bezitten of huren van ruimtes die voldoen aan de geldende regels voor papieropslag.

Het is tegenwoordig bijna ondenkbaar dat een bedrijf zich niet aanpast. De komst van jonge generaties op de arbeidsmarkt en de vereisten hiervan moeten u motiveren om de sprong te wagen.

Het doel is om nieuwe mogelijkheden aan te trekken, maar vooral om deze talenten binnen uw organisatie te houden door ze een grote flexibiliteit te bieden.

In digitaal licht moet dit woord “alles” impliceren dat bepaalde taken kunnen worden uitgevoerd vanaf elke plaats, elk apparaat (pc, tablet, enz.) En op elke moment.

Het resultaat is een flexibeler en pro-actiever bedrijf, dat efficiënter is en voorbereid op het onverwachte.

Net als het element “flexibiliteit” is de impact op het milieu essentieel. Verschillende onderzoeken tonen aan dat de overstap naar elektronische facturering een belangrijke rol speelt in de ecologische voetafdruk van onze bedrijven.

De ingrediënten van verantwoorde facturering 2.0? Het verminderen van het verbruik van papier, water, fossiele brandstoffen en afval voor een onomstootbaar resultaat: een bijna onbeperkte levensduur van het document.

Het gebruik van nieuwe technologieën binnen uw organisatie zal u toelaten om het vertrouwen dat uw klanten in u hebben te vergroten. We hebben het hier niet over een mode-effect, maar over vooruitgaan met de tijd. De externe visie van uw bedrijf zal een positieve impact hebben. Potentiële klanten vertrouwen gemakkelijker op een bedrijf dat voorop wil lopen en dat zijn activiteiten op een vloeiende en veilige manier beheert.

En hoe zit het met onze buren?

Zoals we weten, zijn onze buren in het noorden vaak pioniers op ecologisch gebied en zijn ze niet bang voor radicale veranderingen. In 2005 heeft Denemarken al elektronische facturering verplicht gesteld bij de overheidsdiensten.

Vanaf 2008 volgden andere landen, waaronder Zweden en Italië, Oostenrijk. Meer recentelijk hebben Portugal en Griekenland de Europese richtlijn geïmplementeerd.

In Italië werd facturering tussen bedrijven verplicht in 2019.

Kort gezegd, JA, Europese landen hebben de verplichting om over te schakelen naar elektronische facturering wanneer deze naar de overheid wordt verzonden en deze wijziging moet uiterlijk in april 2020 plaatsvinden.

Dus als u uw documenten naar de overheid stuurt of als uw accountant het voor u doet, zal een papierloos formaat moeten worden gebruikt.

Wacht niet langer en breng uw bedrijf naar het 100% digitale tijdperk. Hoe eerder u dit doet, hoe soepeler de verandering. U wint aan efficiëntie, tijd en geld. U draagt ​​bij aan een beter functioneren van uw teams terwijl u uw impact op het milieu aanzienlijk vermindert.

 

Als u meer wilt weten over de milieu-impact van uw elektronische facturen, raden we u de volgende links aan:

https://overheid.vlaanderen.be/e-Invoicing

https://easy.brussels/projects/elektronische-factuur/?lang=nl

https://efactuur.belgium.be/nl

 

Marie Taffin

Marie Taffin

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Over Geneto

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Recente berichten

Volg ons

Weekly Tutorial

Schrijf je in voor onze Nieuwsbrief

  • Nederlands
  • Frans